Datenschutzerklärung

Hinweis: Entwurf. Dieser Text ist ein Arbeitsentwurf und noch nicht rechtsverbindlich. Er muss vor der Veröffentlichung von einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt geprüft und freigegeben werden. Alle Angaben in eckigen Klammern […] sind von dokun e.V. noch zu ergänzen oder zu bestätigen.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Im Folgenden erläutern wir, welche Daten wir verarbeiten, wenn Sie diese Website besuchen, uns schreiben, sich als Freiwillige oder Freiwilliger anmelden oder spenden — zu welchem Zweck das geschieht und welche Rechte Ihnen dabei zustehen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

dokun e.V.
[Straße und Hausnummer]
[PLZ] Köln
Deutschland
E-Mail: [E-Mail-Adresse]
Telefon: [Telefonnummer]

Vertretungsberechtigt ist der Vorstand: [Vor- und Nachname], [Vor- und Nachname]. Die weiteren Pflichtangaben finden Sie in unserem Impressum.

2. Datenschutzbeauftragter

[Bitte ergänzen: Ist ein Datenschutzbeauftragter bestellt? Nach § 38 BDSG ist das erforderlich, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Falls ja, Name und Kontaktdaten hier eintragen; falls nein, diesen Abschnitt streichen.]

3. Aufruf der Website und Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf dieser Website speichert der Webserver automatisch Daten in sogenannten Logfiles: die IP-Adresse des anfragenden Geräts, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Adresse, die zuvor besuchte Seite (Referrer), Browser und Browserversion, das Betriebssystem, den HTTP-Statuscode und die übertragene Datenmenge.

Zweck: Auslieferung der Website, Stabilität und Sicherheit des Systems, Aufklärung von Missbrauchsfällen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im technisch fehlerfreien und sicheren Betrieb dieser Website.
Speicherdauer: [Speicherdauer der Server-Logfiles beim Hosting-Anbieter, üblicherweise 7 bis 14 Tage].

Diese Website wird bei [Name und Anschrift des Hosting-Anbieters] betrieben. Der Anbieter verarbeitet die genannten Daten in unserem Auftrag; Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. [Abschluss dieses Vertrags bitte bestätigen.]

4. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht. Diese Angaben werden nicht in der Datenbank dieser Website gespeichert, sondern ausschließlich per E-Mail an unsere Kontaktadresse weitergeleitet.

Zweck: Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Zielt Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags oder auf eine Mitgliedschaft, ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Rechtsgrundlage.
Speicherdauer: bis Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist, längstens [Aufbewahrungsfrist für E-Mail-Korrespondenz, z. B. 12 Monate]. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

5. Freiwilligen-Anmeldung und Benutzerkonto

Über das Freiwilligen-Formular verarbeiten wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse als Pflichtangaben sowie — soweit Sie sie angeben — Telefonnummer, Ort, Ihre Interessengebiete und Ihre Nachricht. Diese Angaben werden in der Datenbank dieser Website gespeichert und zusätzlich per E-Mail an unser Team gesendet.

Optional können Sie ein Benutzerkonto anlegen, um Ihre Bewerbungen einzusehen. Dabei verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Das Passwort speichert WordPress ausschließlich als kryptografischen Hashwert; im Klartext ist es uns nicht bekannt.

Zweck: Prüfung Ihrer Anmeldung, Zuordnung zu einem passenden Einsatzbereich, Kontaktaufnahme und Betreuung Ihres Engagements.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage sowie Betreuung des Freiwilligenverhältnisses); für das Benutzerkonto ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Speicherdauer: [Aufbewahrungsfrist für Freiwilligen-Bewerbungen, z. B. 24 Monate nach dem letzten Kontakt]. Ein Benutzerkonto besteht, bis Sie dessen Löschung verlangen.

Zum Schutz vor automatisierten Masseneinsendungen begrenzen wir beim Absenden des Formulars die Zahl der Zugriffe je IP-Adresse. Ihre IP-Adresse wird dabei nicht im Klartext gespeichert, sondern nur als Hashwert und nur für die Dauer des jeweiligen Zeitfensters von einer Stunde. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwehr von Missbrauch).

6. Spenden und Zahlungsabwicklung über Stripe

Für die Abwicklung von Spenden nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland).

Ihre Zahlungsdaten geben Sie nicht auf dieser Website ein. Wenn Sie das Spendenformular absenden, werden Sie auf eine von Stripe betriebene und gehostete Bezahlseite (Stripe Checkout) weitergeleitet. Kartennummer, Gültigkeitsdatum, Prüfziffer und vergleichbare Zahlungsdaten geben Sie ausschließlich dort ein. Diese Daten erreichen unseren Server zu keinem Zeitpunkt; wir speichern und sehen sie nicht.

In unserer eigenen Datenbank speichern wir zu jeder Spende: Name (freiwillige Angabe) und E-Mail-Adresse, Betrag, Währung, Häufigkeit (einmalig oder monatlich), den gewählten Spendenzweck, die Sprache des Formulars, den Zeitstempel sowie die von Stripe vergebenen Kennungen (Checkout-Session sowie Kunden-, Zahlungs-, Abonnement- und Rechnungs-ID). Über eine automatische Rückmeldung von Stripe (Webhook) erfahren wir, ob eine Zahlung erfolgreich war; Zahlungsdaten werden dabei nicht übermittelt.

Stripe verarbeitet Zahlungsdaten teils in unserem Auftrag, teils als eigenständig Verantwortlicher — etwa zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener aufsichts- und geldwäscherechtlicher Pflichten. Dabei kann eine Übermittlung an verbundene Unternehmen in Drittländern stattfinden, insbesondere an die Stripe, Inc. in den USA; Stripe stützt diese auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe unter https://stripe.com/privacy. [Vertragsverhältnis und Auftragsverarbeitungsvertrag mit Stripe bitte prüfen und bestätigen.]

Zweck: Durchführung und Zuordnung Ihrer Spende, Versand einer Spendenbestätigung per E-Mail, Verwaltung wiederkehrender Spenden, Buchhaltung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Spendenvorgangs als Vertragsverhältnis), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten des Steuer- und Handelsrechts) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betrugsprävention).

[Falls Zuwendungsbestätigungen ausgestellt werden: Hier ist zu ergänzen, dass hierfür zusätzlich die Postanschrift der Spenderin oder des Spenders erhoben wird.]

7. Kommentare zu Beiträgen

Unter den Beiträgen dieser Website können Sie einen Kommentar hinterlassen. Dabei werden neben dem Kommentartext der angegebene Name, die E-Mail-Adresse, eine optional angegebene Website sowie Ihre IP-Adresse und die Browserkennung (User-Agent) gespeichert. Das ist das Standardverhalten von WordPress und dient der Zuordnung sowie der Spam- und Missbrauchsabwehr. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; setzen Sie das Häkchen zum Speichern Ihrer Angaben im Browser, ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) Rechtsgrundlage. Kommentare bleiben gespeichert, bis Sie oder wir sie löschen.

[Wird die Kommentarfunktion tatsächlich genutzt? Falls nicht, sollte sie in WordPress deaktiviert und dieser Abschnitt gestrichen werden.]

8. Cookies und lokale Speicherung

Diese Website setzt nur wenige, technisch notwendige Cookies. Eine Webanalyse findet nicht statt: Es sind keine Tracking- oder Statistikdienste, keine Werbenetzwerke, keine Social-Media-Plugins und keine externen Schriftarten oder Content-Delivery-Netzwerke eingebunden. Schriften, Stylesheets und Skripte liefert ausschließlich unser eigener Server aus. Auf eine Einwilligungsabfrage (Cookie-Banner) können wir deshalb verzichten.

Im Einzelnen werden gesetzt:

• pll_language speichert die von Ihnen gewählte Sprache (Deutsch, Englisch oder Türkisch), damit Sie beim nächsten Besuch wieder in dieser Sprache landen. Laufzeit: ein Jahr. Gesetzt von der Spracherweiterung Polylang.
• Anmelde-Cookies von WordPress (wordpress_logged_in_…, wordpress_sec_…, wp-settings-…) werden nur für angemeldete Benutzerinnen und Benutzer gesetzt und halten die Sitzung aufrecht. Laufzeit: bis zur Abmeldung, bei dauerhafter Anmeldung bis zu zwei Wochen.
• Kommentar-Cookies (comment_author_…) werden nur gesetzt, wenn Sie beim Kommentieren das entsprechende Häkchen setzen.

Rechtsgrundlage für die technisch notwendigen Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (früher TTDSG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, für die Kommentar-Cookies § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Weder das Theme noch die Spendenerweiterung nutzen den lokalen Speicher Ihres Browsers. WordPress selbst legt beim Seitenaufruf einen einzigen Eintrag (wpEmojiSettingsSupports) im Session Storage ab, um zu prüfen, ob Ihr Browser Emojis darstellen kann; dieser Eintrag ist technisch notwendig, enthält keine personenbezogenen Daten und wird spätestens beim Schließen des Browser-Tabs verworfen. Auf der Bezahlseite von Stripe setzt Stripe eigene Cookies; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe.

9. Empfänger der Daten

• [Hosting-Anbieter] als Auftragsverarbeiter für den Betrieb von Website und Datenbank.
• Stripe für die Abwicklung von Spenden, siehe Abschnitt 6.
• [E-Mail- oder SMTP-Dienstleister, sofern der Versand nicht über den Hosting-Anbieter läuft] für den Versand von Bestätigungs- und Benachrichtigungs-E-Mails.
• [Steuerberatung oder Buchhaltungsbüro, sofern beauftragt] sowie das Finanzamt im Rahmen gesetzlicher Nachweispflichten.
• Unsere Bank im Rahmen der Zahlungsabwicklung.

Eine Weitergabe oder ein Verkauf Ihrer Daten zu Werbezwecken findet nicht statt.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen:

• Server-Logfiles: [Frist, siehe Abschnitt 3].
• Kontaktanfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung, danach [Frist].
• Freiwilligen-Bewerbungen und Benutzerkonten: [Frist] beziehungsweise bis zur Löschung des Kontos.
• Spenden- und Buchungsunterlagen: zehn Jahre. Diese Frist ergibt sich aus § 147 Abs. 1 und Abs. 3 AO sowie § 257 HGB und beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Spende eingegangen ist. Doppel ausgestellter Zuwendungsbestätigungen sind nach § 50 Abs. 4 EStDV aufzubewahren; hinzu kommen die Aufzeichnungspflichten über die Mittelverwendung nach § 63 Abs. 3 AO. [Fundstellen und Fristen im Rahmen der rechtlichen Prüfung bestätigen lassen.]

Verlangen Sie die Löschung Ihrer Spenderdaten, anonymisieren wir Name und E-Mail-Adresse im betreffenden Datensatz. Der reine Zahlungsvorgang (Betrag, Datum, Status) bleibt bestehen, weil wir dazu nach Art. 17 Abs. 3 lit. b und lit. e DSGVO in Verbindung mit den genannten Aufbewahrungspflichten verpflichtet sind.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen gegenüber dokun e.V. die folgenden Rechte zu:

• Auskunft darüber, ob und welche Daten wir zu Ihnen verarbeiten (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO).
• Löschung Ihrer Daten, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO).
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Mitteilung von Berichtigungen, Löschungen oder Einschränkungen an alle Empfänger Ihrer Daten (Art. 19 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit, also Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO).
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO).

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

12. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unabhängig davon haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für dokun e.V. mit Sitz in Köln ist zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
https://www.ldi.nrw.de

13. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich unsere Verarbeitungen oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: [Datum der letzten Aktualisierung].

Bildnachweise: „Habitat For Humanity Build 2011037“ by National Leasing, lizenziert unter CC BY 3.0, über Wikimedia Commons (https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=15729740).